Jeszcze do niedawna polskie urzędy i firmy cechowały się bardzo niski współczynnikiem cyfryzacji w porównaniu do krajów Europy Zachodniej. Z biegiem lat stan się zmienił i obecnie wiele firm może się poszczycić wprowadzeniem elektronicznego zarządzania dokumentami i zadaniami w firmie.
Jednak, mimo że współczynniki cyfryzacji z roku na rok jest wyższy, to wciąż w Polsce jest wiele firm, które nawet nie zdają sobie sprawy z tego, że programy do elektronicznego zarządzania zadaniami w firmie mogą niesamowicie wpłynąć na poprawę jakości ich usług oraz na optymalizację pracy pracowników. Dla nich właśnie przedstawiamy najważniejsze zalety systemu DMS (Document Management System).
Jak działają systemy DMS?
Na początku warto dowiedzieć się, jak działa system dms. Dokumenty dodane i funkcjonujące w tym systemie zazwyczaj zawsze mają tzw. metrykę informacyjną, która pozwala na przedstawienie najważniejszych informacji. Dzięki temu każdy użytkownik z nadanym dostępem widzi, kto jeszcze ma dostęp, do jakiego klienta lub projektu przypisany jest dokument, lub kiedy nastąpiła ostatnia zmiana.
System DMS pozwala również na szybkie wyszukiwanie dokumentów — wystarczy wpisać szukaną frazę w wewnętrzną wyszukiwarkę. Warto również wspomnieć o tym, że system elektronicznego zarządzania dokumentów jest zaprogramowany pod hierarchię panującą w przedsiębiorstwie. Oznacza to, że żaden nieuprawniony użytkownik nie może dokonać zmiany lub podjąć decyzji bez autoryzacji użytkownika z “wyższym” dostępem.
Zalety systemów DMS
Główną zaletą systemów DMS jest to, że świetnie optymalizują one pracę w przedsiębiorstwie, a co za tym idzie, pozwalają na zaoszczędzenie czasu, pieniędzy oraz na zidentyfikowanie najsłabszych i najmocniejszych etapów projektu. Zapewniają one szybki i skuteczny przepływ informacji pomiędzy pracownikami w firmie.
Systemy elektronicznego zarządzania dokumentami w firmie pozwalają na automatyczną archiwizację dokumentów, poczty, czy też faktur. Pozwala to na zachowanie kontroli nad ważnymi dokumentami oraz na pilnowanie ważnych terminów.
Ważną zaletą systemów DMS jest to, że są one tworzone pod używany w przedsiębiorstwie system operacyjny. Dzięki temu zapewniona jest zgodność z używanymi przez pracowników programie; również archiwizacja dokumentów jest ułatwiona. Sprawia to również, że systemy są między sobą kompatybilne — dzięki temu, gdy będziemy chcieli wprowadzić nowy system zarządzania dokumentami w firmie, to migracja DMS może zostać przeprowadzona bez większych problemów.
